エンジニアに説明力が必要な理由と高める方法を4つのステップで解説【未経験必見】

本記事はエンジニアの説明力についての記事です。
エンジニアにとって説明力が必要な理由と、説明力を高める方法について解説していきます。

筆者の簡単な自己紹介ですが、外資系のIT企業にてアプリ開発のシステムエンジニアとして5年間ほど働いています。

普段の業務ではクライアントとのミーティング、上司への報告、部下への作業依頼など様々な場面で説明力が求められていると感じています。

私自身説明の拙さで仕事をうまく進められなかったこと、逆に説明をうまくできたことでスムーズに仕事が進んだことが多々あるので、エンジニアの説明力について自身の経験を交えつつ解説します。

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エンジニアに説明力が必要な理由

エンジニアの仕事に必要な能力というと、まず真っ先にシステム開発力やプログラミング力が思い浮かぶかもしれません。

もちろんそれらの力も必要なのですが、それと同じくらい大切なのが説明力です。なぜならエンジニアの仕事は自分一人ではなく、多くの人と関わりながら進めていくものだからです。

私自身、業務をする中で以下のような場面で説明力が特に必要だと感じています。

クライアントと関わる場面

エンジニアがシステム開発をする際は、クライアントから業務の状況をヒアリングし、どのようなシステム化のニーズがあるかを確認しながら仕事を進めることがほとんどだと思います。

そこで難しいのが、クライアントはシステムに関しては素人だということです。

クライアントに開発するシステムの仕様や注意事項などを説明する際に、エンジニアであれば当たり前に通じる話が通じないことがよくあります。

どんなに合理的なシステムを開発しても、実際にシステムを使用するクライアントがシステムの仕様や注意事項を理解できなければ業務を効率化することはできません。

説明力が高ければ、クライアントはシステムに関して正確に仕様を理解することができ、エンジニアの仕事に対する満足度も高くなります。

またクライアントに説明するのは、システムを開発するときだけではありません。システムを実際に業務で使っていく中で、システム障害が発生することは必ずあります。

障害が発生した際に、その障害の原因や対応方法について分かりやすく納得感のある説明ができなければ、クライアントからの信頼を大きく失うことになります。

逆に障害の時に適切な説明ができることでより信頼を勝ち取ることもできるので、エンジニアがクライアントと関わる中で説明力は欠かせないことがわかると思います。

上司と関わる場面

エンジニアが仕事をする際、システムの設計や開発について必ず上司にレビューをしてもらいながら仕事を進めていきます。その際、上司は限られた時間の中で適切なフィードバックや判断をしなければなりません。

上司へ正しく仕事の方針や内容を説明できなければ、上司は正しいフィードバックや判断ができず、結果として仕事の遅延や品質の低下が発生してしまいます。

説明力を高めることで、仕事をよりスムーズに品質高く進めることができるのです。

部下と関わる場面

エンジニアとして働き年次が上がっていけば、自分がチームのリーダーとして部下に作業を依頼して仕事を進めていくようになります。

部下は自分に比べてスキルや経験が劣っていることが多いため、よりわかりやすく作業内容を説明することが求められます。

部下に求める作業内容をわかりやすく、正確に説明できることで作業の効率や品質が上がり、結果としてチーム全体の生産性が上がるのです。

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自分が上の立場になっても、説明力はとても大切であることがわかると思います。

上記のように、エンジニアにとって説明力は開発力に並んでとても重要な能力だということがわかります。
では次にどのように説明力を高めるかについても解説していきます。

説明力を高める方法

エンジニアが何かを説明する際に共通しているゴールは、「伝えたい情報を、聞き手が正確に理解する」ということです。

長々と説明したとしても、伝えたい情報が漏れていたら不十分です。またどんなに流暢に説明したとしても、聞き手がそれを理解できなければ何の意味もありません。

私自身、社会人になりたての頃は伝えたいことが半分も伝わらず、歯がゆい思いを何度もしました。ただ説明の仕方を試行錯誤して改善してきたことで、今ではクライアントや社内のメンバーからも説明がわかりやすいとよく言ってもらえるようになりました。

私の中で説明をうまくするには、以下の4ステップを意識するとよいと思っています。

【1】伝えることを整理する

まず一番最初にやらなくてはいけないのは、伝えたいことを自分の中で整理することです。

相手に何を伝えたいのかを明確にし、その内容を伝えるために必要な情報を順序だてて整理していきます。整理する中で、自分自身であまり理解できていなかった部分や追加の調査が必要な部分が出て来た場合は、その都度理解できるまで準備をします。

個人的な感覚としては、この整理さえきっちりできていれば8割がた説明はうまくいくと思っています。

【2】聞き手の前提知識やスキル背景を知る

次にやることは、説明する相手の前提知識やスキル背景を知ることです。

同じ内容を伝えたい場合でも、聞き手の前提知識やスキル背景、もしくは立場などによって、説明の仕方を変える必要があります。

システムに関して詳しくない相手と話すときは、専門用語や難しいプログラミングのロジックについて話しても理解できません。その場合は、相手が理解できる単語に置き換えたり、一般的なものに例えて説明するなどの工夫をすることで、伝えたい内容を相手が理解できるようになります。

逆に自分よりスキルや経験がたくさんある上司に説明するときは、むしろ専門用語を使って簡潔に話すことが求められます。

聞き手についてきちんと理解することが、分かりやすい説明をするうえでとても大事なことなのです。

【3】結論とその根拠を簡潔に説明する

次に少しテクニック的なことですが、エンジニアとして説明するときにはまず結論を簡潔に伝えることが求められます。

営業などの仕事では、相手により興味を持ってもらうために前置きをしたり、購買欲を高めるために話に感情を乗せて説明したりすると思います。

しかし、エンジニアの説明において一番大切なのは、相手に過不足ない正確な情報を伝え、理解してもらうことです。なので、余計な前置きや自分の意見はわきに置いておき、まず結論を先に伝えることが大切です。

そして、結論を伝えた後にその根拠を論理だてて説明し、最初に提示した結論について正しく理解してもらいます。

クライアントに説明する場合もですが、上司に説明する場合は特にこれを意識することで効率よく内容を伝えることができるでしょう。

【4】相手の反応をみて、情報を付け足す

最後にですが、【1】〜【2】で説明したあと、聞き手の反応を見て適宜情報を付け足す必要があります。

どんなにいい説明をしても、聞き手によって疑問点や理解できない部分は発生するものです。聞き手が正確に理解するのを手助けするために、聞き手の反応を見て必要な情報を追加できるとよりわかりやすい説明になります。

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まとめ｜エンジニアに説明力が必要な理由と高める方法を4つのステップ

いかがだったでしょうか。私自身、エンジニアとして働く前は開発力のようなスキルにばかり着目していましたが、5年間働く中で、説明力がとても重要だと日々感じています。

エンジニアとして働き始めたばかりの人は特に「伝えたい情報を、聞き手が正確に理解する」ということを意識して、クライアントや社内メンバーと円滑に仕事を進めてもらえれば幸いです。

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