今回体験談をお寄せ頂いた方のプロフィール
- 年齢は？ 30代
- 性別は？ 女性
- お住まいは？ 関西
- 現職の業種は？ サービス業(製造請負・派遣)
- 現在の職種は？ 社内SE
- リモートワーク開始時期は？ 2020年4月頃〜
- リモートワークやってみてどうでしたか？ 良かった
- ［7］の回答理由を教えて下さい 在宅でも出勤時と同等に業務ができることが分かったので（出勤していないとできない業務もありますが、ほぼ在宅で完結できています）
※本記事は2021年6月に寄稿されたものです
目次
リモートワーク導入の決定
新型コロナウイルスをきっかけに、リモートワークの導入が決定したのは2020年4月のことでした。
年度初めである4月は、もともと忙しく、このとき、基幹システムの入れ替えという重い案件を抱えていました。
ここに、緊急かつ重要ミッションとして「リモートワーク導入」が入りました。
私が所属する情報システム部門の構成は、8名です。従業員数は1000人を超えており、リソース的にも不足ですが、未経験で入ったメンバーが半分、技術面が追いついていない点等を含めると、大変厳しい状況となりました。
リモートワーク導入に向けての準備
リモートワーク導入の取り組むにあたって、情報システム部門の緊急ミーティングが行われました。まず、議題としてあがったのは、リモートワーク用ノートパソコンの用意とリモートワーク時のインターネット環境整備です。
リモートワークができる部門とできない部門を、システム目線と各部門の現状のフローを考慮した上で、洗い出し、必要となるノートパソコンを大量発注しました。
納品されてくるノートパソコンを順次、キッティングし、自宅でも社内システムに接続できるよう、VPN接続のバッチを組み込みます。
このバッチは、以前から営業社員用に作成は済んでいましたが、数が数だった(100台以上)ので、作業の多さにリソースをさかれました。
在宅でのインターネット環境は、各々の従業員の家庭のインターネット接続を使ってもらうことにしました。しかし、家庭によってはインターネット環境を用意していない場合もあるため、新たに「在宅手当」を設け、これをもって、インターネット環境の整備を行うよう従業員に周知しました。
私の会社では、就労関係のシステムを内製しているため、在宅手当に関する項目および処理を手作業で追加する必要がありました。通勤手当の見直しも同時に行い、出勤の場合のみ手当を支払うよう、論理値を使って、プログラムを組み直し、同時並行で人事部門との連携、従業員への周知等に努めました。
Web会議ツールの導入
その他、取り組みごとにプロジェクトが組まれました。私は、「Web会議ツールの導入」のプロジェクトの一員として、比較検討から携わり、現在運用保守をしています。
- Google Workspace Meet
- Zoom
- Microsoft365 Teams
上記がツール候補として挙げられました。
重要視したのは、接続が安定していること、知名度、費用感です。さまざまな条件下でテストを行いましたが、接続についてはGoogleが最も安定しており、次いでZoom、Microsoftでした。Googleは他機能も優秀で最有力候補になりました。またいずれも知名度はあり、ここは問題なかったです。
結果としては、すべて導入に至りました。
理由は、オンラインツールとして、いずれも取引先に指示される場合が多数あるからです。(A社にはGoogle、B社にはZoomを指定される、等)
アカウントを所持していなくても、招待されれば利用はできますが、頻繁にやり取りを行う場合や優良顧客からの指定である場合は、アカウントを持っている方が、都合がよいです。(いずれも無料でアカウント作成ができますが、機能面やセキュリティ面等を考えると、有料アカウントで契約する必要があります。)
ただ、リモートワークによる予算外の支出は、想像以上のものでしたので、できる限り抑えたい気持ちがありました。
そのため、必要に応じてアカウント発行すべく、基準となるWeb会議ツールを1つに絞り、その他はどうしてもという場合のみ許可した上、費用を利用部門にて負担するルールを設けました。基準ツールとするにあたり、従業員の操作性を向上させるため、主催者側の場合・参加者の場合・資料共有する場合の細かい項目で、マニュアルを作成すること等を取り決めました。
そうして、費用面で当初一番安く活用できるGoogle Workspace(旧名称: Google Suite)を基準Web会議ツールとして、2020年5月に運用開始しました。
前述した通りGoogleは、その他の機能も優秀で、チャット機能は従業員同士の重要なコミュニケーションツールになりましたし、ドライブ機能は大容量で、復元も簡単であるためファイル管理の最強ツールとなりました。また、一部では、アンケートフォームやアナリティクス機能を使用して、部門の業務効率向上にもつながりました。
リモートワークのデメリットの解消
リモートワークを実施してから、以下のような問題が多く発生しました。
- 業務効率が低下する(さぼる)
- サービス残業をする
- コミュニケーションが不足する
- 運動が不足する
- セキュリティリスクがある
①②については、パソコン管理システムを活用した対策を行いました。従業員すべてのパソコンのログを閲覧でき、いつパソコンを立ち上げたのか、シャットダウンしたのか等を確認することができます。従業員が、監視のあることを意識することにより、①②の問題の防止に繋がります。
⑤については、セキュリティソフトを利用しました。例えば従業員が悪意あるウイルスが入ったファイルをダウンロードしようとした場合や怪しいサイトにアクセスしようとした場合に、警告を出し、更に情報システム部門へメール通知されるように設定し、対策としました。
③④については、安全衛生部門に連携し、注意喚起のための掲示等を出してもらうなどの対策を行ってもらいました。
今後、情報システム部門としての取り組みとして、実際の出退勤の打刻記録とパソコン管理システムのログを突き合わせて、大きな乖離がある場合の洗い出しが自動でできるようにプログラムを組む予定です。
［まとめ］リモートワークを活用した今
今回のリモートワーク導入によって、働き方の選択肢が多くなったこと、固定概念からの脱却が実現した等、非常に大きなメリットがあったと感じています。例えば、遠方で通勤時間が長かった場合は、その時間を有効活用できますし、育児や介護との両立が叶う可能性もあります。また、出勤率を抑えたことで、各拠点のスペースが余り、オフィス統合が行われる等、維持費の削減が実現しました。
システム導入を行う場合に、ほとんど揉めてしまうこととして、現行のフローが大きく変わる場合の関係部門の拒否反応です。人は変化にストレスを感じますので、当然の反応かもしれませんが、全社的な業務効率化や改革を実現させるためには、変化は必要不可欠です。
今回のリモートワーク導入に際して、「出社して仕事をする」という当たり前の概念が、良い意味で覆されたのではないかと感じています。
今も解決すべき問題がまだ山積みですし、新たな問題も今後出てくると予想されますが、リモートワークを今後も続けていきたいと、私は考えています。
コロナ過ということもあり、デメリットに目を向けがちですが、メリットにこそ目を向け、視野を広げる方がはるかに成長できると、リモートワーク導入をきっかけに、改めて教えられた気がしているからです。
もう一度「社内SEがリモートワークを導入してから1年間の感想【メリット・デメリット】」を読む ↑
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